지은이: 사카토 켄지
옮긴이: 고은진
2판 1쇄 2005년 3월 17일
펴낸곳: 도서출판 해바라기(주)
메모하는 시간을 따로 마련한다.
몇 가지 업무를 병행해서 추진할 때는 조용히 정리하는 시간을 가져야 문제점을 파악할 수 있다. 메모하는 습관이 생기면 전보다 많은 일이 눈에 들어오고 많은 생각이 떠오른다. 뇌가 활발하게 움직이기 때문이다.
메모한 것을 버리지 않는다.
수첩은 일정 기간 보관한다.
나중에 다시 읽는다는 기본 원칙을 반드시 지킨다.
한눈에 알아볼 수 있도록 정리한다. 우선 시간을 내어 천천히 읽는다. 그러면 메모했을 당시의 여러 상황이 떠오른다. 중요한 내용은 표시한다.
업무를 시작하기 전의 메모
-먼저 큰 종이에 자신의 기분이나 심적 상태를 적는다. 어느 정도의 일을 소화할 수 있을지를 체크하는 것이다.
-날짜, 요일 ,시간을 큰 글씨로 적고, 요일별로 평소의 업무를 적는다.
-해야할 일이 무엇인지 적는다.
-그 아래에는 그 일을 지금 해야 하는지, 아니면 오후에 해도 좋은지를 적는다.
-일을 요약, 정리함으로써 머릿속이 정리도니다.
일이 많아지면 어떤 일부터 시작해야 할지 혼란스럽다.
기본적으로 스케줄을 계획할 때는 달력을 보면서 한다.
자신이 할 수 있는 업무량이나 수준을 고려하여 일정을 잡는다.
반드시 우선순위를 정한다.
업무가 변경되거나 스케줄이 확정되지 않는 등 예측할 수 없는 일에 어느 정도 여유를 두어야 할지 생각한다.
메모는 단지 기록하기 위한 것이 아니다. 거듭 말하지만 메모는 생각을 정리할 때 가장 의미가 있다.
회의할 때의 메모
육하원칙에 따라 정확하게 메모한다.
-결정된 내용 :다른 메모와 혼동되지 않도록 따로 페이지를 정해 항목별로 정리한다.
-언제까지: 결정된 내용의 위나 아래에 적고, 알아보기 쉽도록 표시힌다.
-누가:부서명과 이름을 정확하게 적는다.
-해야할 일: 가장 어려운 부분인데 차크로 나타내면 편리한다. 재고 확인, 전표 기입, 발송 확인 식으로 작업의 흐름을 적어두면 나중에 확인하기 쉽다.
발언자별로 메모한다.
적는 공간을 나눠서 발언자별로 구분된 공간에 적는다.
상사의 명력이 떨어지면 즉시 ‘예, 알겠습니다.‘라고 대답해야 한다. 그리기 위해서는 회의석상에서 최고의 권력자의 시선과 최종적인 관심이 무엇인지를 예측하고 참석하는 것이 좋다.
회의할 때는 주위 사람들을 관찰하는 것도 중요하다. 나중에 곤란한 일을 겪지 않기 위해서도 그렇지만, 핵심사항, 요령, 회의의 흐름 그리고 무엇을 위한 회의인지를 상사의 입장이 되어 관찰해 보는 것이 필요하다.
내면 세계를 정비하는 일은 ‘자신을 개관적으로 보는 것‘이다. 입사한 회사나 부서의 분위기에 휩쓸리지 말고, 보편적인 시각과 소비자의 시점에서 사물을 보고 받아들일 줄 알아야 한다. 회사 일에 몰두하는 것도 좋지만, 자신의 심리를 파악하고 자신을 위해 메모하는 습관을 가지면 빠르게 변화하는 사회에서 살아남을 수 있는 강력한 무기를 갖는 셈이다. 메모하기에 가장 적합한 장소는 단골 퍼피숍과 도서관이다. 다른 예지 장소도 마련한다. 어렵게 ‘메모할 시간‘을 만들어도 장소가 없으면 의미가 없기 때문이다.
문득 떠오른 생각을 적는 것도 중요하지만, ‘이제부터 메모하자‘라고 마음의 준비를 한 후, 본격적으로 시작하는 메모도 중요하다. 이것은 메모라기보다 ‘생각을 정리‘하는 행위라고 할 수 있다. 직장 근처나 생활 영역 안에 모모할 수 있는 장소를 만들어 자신을 객관적으로 볼 수 있는 기회를 갖자.
회의나 협상 중에도 재미있는 아이디어와 힌트를 얻는 일이 많다. 이때는 메모의 맨 앞에 반드시TPO(Time, Place, Occasion)를 기입힌다. 이 세가지 자료가 없으면 최종적인 활용 방법을 찾지 못한다. 페이지 왼쪽에 주제, 대상이나 상대방의 이름, 날짜와 장소를 적고 그 아래에 이야기한 내용을 적는다. 재미있는 말은 기호로 표시한다. 이야기가 여러 가지로 확대되면 점점 선을 연결해 관련된 말을 메모하는데, 이처럼 선으로 끌어내어 메모하는 것이 의외로 중요하다. 맥락도 없는 이야기가 어떤 과정으로 전개되었는지 짐작할 수 있기 때문이다. 그러나 사람의 생각은 자주 변하기 때문에 처음에는 재미있다고 느껴 메모했지만, 시간이 흐는 후 다시 읽어보면 아주 단순한 발상에 불과하거나 앞뒤가 맞지 않는 말일 때도 있다 이것을 재미있는 이야기나 독특한 의견이라고 생각해 메모하면 후에 잘못 활용할 수 있다. 따라서 메모는 나중에 반드시 다시 살펴보는 것이 중요하다.
